Lo que vamos a mencionar está sacado del libro de Stephen R. Covey “Los 7 hábitos de las personas altamente eficaces”. Libro de cuya lectura podremos sacar muchas conclusiones útiles y que ya hemos mencionado en más de una ocasión en este blog.
Hay que comenzar diciendo que el verdadero desafío no es la administración del tiempo, sino la administración de uno mismo. Tomar control del tiempo y de los acontecimientos en nuestras vidas viendo cómo se relacionan con nuestra misión, nuestras metas.
Definamos los términos:
IMPORTANTE: Vinculado a la misión, a nuestras metas. Son todas aquellas actividades que nos acercan a nuestros objetivos.
URGENTE: Es lo apremiante, que necesita atención inmediata. Puede ser una actividad importante o no.
En función de estos conceptos podremos dibujar una tabla, con cuatro cuadrantes, como la siguiente:
El Cuadrante 1. Importante-Urgente: Lo que generalmente llamamos problemas, crisis. Requiere atención para poder seguir adelante.
El Cuadrante 2. Importante-No Urgente: Ligado a la misión y a sus metas. No conlleva el sentido del “ahora”.
El Cuadrante 3. No Importante- Urgente: Pueden ser importantes para otras personas, pero no para nosotros, no estarían relacionados con nuestra misión. Aquí estarían las llamadas telefónicas, atender el correo,...
El Cuadrante 4. No Importante- No Urgente: Tiempo perdido, reuniones intrascendentes, discusiones inútiles...
Una vez tengamos fijadas nuestras metas personales, profesionales o de nuestra organización, debemos dividir nuestras actividades cotidianas en estos cuadrantes y darle absoluta prioridad al cuadrante 2, Importante-No Urgente.
Si desatendemos las actividades del cuadrante 2, con el tiempo pasarán al Cuadrante 1. Se convertirán en problemas, crisis ocupando todo nuestro tiempo y no dejando “espacio” para los demás cuadrantes y demás actividades. A esto se le llama “Administración por Crisis”, hacerlo todo a todo correr y con la sensación de que no nos dará tiempo para nada (muy común en muchas organizaciones). Esto causa estrés, agota y hace que tomemos peores decisiones.
Ocupándonos del cuadrante 2, el 1 se hará cada vez más pequeño. Haciendo un símil médico estaremos ocupados en la prevención más que en la curación de enfermedades. Sería la vacuna de la administración personal.
Pero, ¿de donde sacamos tiempo para el cuadrante 2? Obviamente del cuadrante 3 (Sólo tiene valor para otras personas, hay que aprender a decir NO) y del cuadrante 4 (totalmente inútil).
El cuadrante 1 actúa sobre nosotros. Esta es una actitud de Reactividad. Los hechos suceden y nosotros reaccionamos ante ellos, mientras que en el cuadrante 2 ejercemos la proactividad. Somos nosotros los que damos acción a lo que realmente queremos que suceda.
Espero que lo pongáis en práctica.
Un abrazo.
Neuro.-
